Posted in Google

Gmail je emailová služba zdarma, ale existuje i placená verze pro firmy. V tomto článku si představíme nastavení verze zdarma pro používání na počítači. Gmail je online a vystačíte si tak pouze s prohlížečem v počítači, nepotřebujete nic více.

Základní práce s archivací a štítky

Další zajímavé funkce jsou ŠTÍTKY, které umožňují poštu třídit a dohledávat i archivovanou poštu podle štítku. Například u Microsoft Outlook jsou na místo štítků složky, které ale nelze kombinovat. V Gmailu můžete emailům přiřadit jakýkoliv štítek a podle toho třídit emaily.

Automatické filtrování pošty

Filtry umožňují nastavit podmínky, na základě kterých můžete nastavit, co se s emailem má stát. Já například automaticky archivuji emaily, které obsahují zálohu databáze z mého blogu. Nastavení zmíněného pravidla vypadá takto:

Krok 1: Podmínky pravidla (jak identifikovat email):

Podmínky pravidla (jak identifikovat email)

Krok 2: Nastavení toho, co má Gmail automaticky udělat

Nastavení toho, co má Gmail automaticky udělat

Na obou obrázcích vidíte všechny možnosti nastavení filtrování pošty. V prvním kroku jsou podmínky, jak identifikovat email a ve druhém kroku jsou možnosti, co s ním poté udělat.

Používání jiných emailů pomocí Gmail

POP3 přijímání pošty z jiného účtu

Gmail umí stahovat poštu i z jiných emailových služeb. V nápovědě Gmailu se tato funkce jmenuje Centralizace pošty z různých účtů pomocí nástroje pro získávání pošty a na odkazu najdete kompletní návod k nastavení. Tato funkce je limitována na pět emailů a hodí se například v případě, že nemáte možnost daný email přesměrovat na Váš Gmail. Pokud takto přijmete poštu, můžete si například nastavit pravidlo na přiřazení štítku pro snadnější identifikaci emailu.

Odesílání pošty přes Gmail jménem jiného emailu

Gmail umožňuje odesílat poštu jménem jiného emailu. V nápovědě Gmailu se tato funkce jmenuje Odesílání pošty z jiné adresy nebo aliasu a na odkazu najdete kompletní návod k nastavení. Doporučuji si nastavit “Odpovědět ze stejné adresy, na jakou byla zpráva poslána” (Nastavení – Účty a import). Díky tomu, když Vám přijde email na konkrétní adresu, odpovíte jménem dané adresy.

Z druhé strany je důležité vědět, jak se takové emaily budou identifikovat druhé straně. V hlavičce emailu bude vidět informace, že to bylo posláno přes jinou službu (email). Pro zajímavost si ukážeme, jak takový email bude vypadat v Gmailu a Outlooku.

Gmail přidá pouze informaci posíláno přes Gmail

Outlook ukáže jméno emailu, přes který jste to posílali

Filtrujte příchozí poštu podle důležitosti – prioritní pošta

Gmail umožňuje nastavit Doručenou poštu podle svého, to lze velmi užitečně použít na inteligentní filtrování pošty podle důležitosti. Hlavní obrazovku rozdělíme na tři části:

1. Důležité a nepřečtené – důležití odesílatelé, emaily označené šipkou 
2. S hvězdičkou – emaily označené hvězdičkou 
3. Ostatní

Podívejte se na základní nastavení doručené pošty naproti rozdělení dle důležitosti “prioritní pošta”.

Základní nastavení doručené pošty

Emaily jsou řazeny jen podle data doručení

Prioritní pošta

Emaily jsou řazeny podle více faktorů (důležitý odesílatel, označeno hvězdičkou a ostatní)

Jak naučit Gmail, co je to důležitá pošta neboli důležití odesílatelé

Nejdříve nastavíte doručenou poštu podle návodu “Nastavení doručené pošty” viz níže. Pak u emailu – vedle názvu odesílatele klikněte na znak šipky  a on zežloutne  a daný email (odesílatel) bude poté automaticky padat do složky důležité a nepřečtené.

Kliknutím na šipku označíte email odesílatele jako důležitý

Pošta označená hvězdičkou

V části „S hvězdičkou“ mám emaily, které je třeba do nějaké doby vyřešit. Aby se email objevil v této části, stačí kliknout na znak hvězdičky. Většinou ale ještě přidám štítek, abych věděl, co s tím emailem chci udělat (zaplatit, kontrola, update atd.).

Označení emailu hvězdičkou

Připravené odpovědi

Pokud pravidelně odpovídáte na emaily a používáte téměř stejnou zprávu, můžete si takový email uložit jako šablonu do Připravených odpovědí. Poté kdykoliv budete danou šablonu potřebovat, ať už jako nový email nebo jako odpověď, stačí kliknout na šipku vpravo dole v editoru emailu a zvolit připravené odpovědi a kliknout na potřebnou šablonu.

Využijte připravené odpovědi, urychlíte tím svoji práci

Rozložení základní obrazovky

Podívejte se na rozložení Gmailu, včetně aktivovaných aplikací. Gmail totiž může mít po obou stranách sloupce, kam lze aktivováním různých doplňků přidat pomůcky pro urychlení práce s emailem.

Podívejte se, kde, co najdete

Nastavení Gmailu

Po kliknutí na ikonu Vám vyskočí okno, kde je třeba nejdříve nastavit kompaktnost zobrazení: Vysoká. Tím nastavíte, že prostor okolo emailů se zmenší a vejde se Vám na úvodní obrazovku více emailů, vyzkoušejte si to. Pro další nastavování klikněte vždy na ikonu nastavení a poté na řádek nastavení.

Nastavte kompaktní zobrazení: Vysoké

Obecné (záložka 1)

• Odeslat a archivovat – nastavte zobrazit tlačítko, díky tomu se Vám v odpovědi na email zobrazí vedle tlačítka “Odeslat” nové tlačítko “Odeslat a archivovat”, čímž odešlete odpověď a rovnou archivujete původní email včetně odpovědi.
• Zapnout seskupování zpráv – pokud v rámci jednoho emailu odpovídá více lidí, Gmail na základě stejného předmětu emaily seskupí do jednoho a ukáže vedle emailu číslo takto seskupených zpráv. Stejně to platí, pokud s někým reagujete vícekrát na jeden email. Seskupení Vám ušetří místo v emailu a drží celou konverzaci pohromadě.
• Widget lidé – zobrazit, zobrazí Vám ve sloupci vedle emailů nejčastěji používané Gmail kontakty s tím, jestli jsou online. Můžete pak spolu chatovat nebo si zavolat.
• Zobrazit ukazatele osobní úrovně – Zobrazí šipku (›) u zpráv zaslaných na mou adresu (nikoli seznamu příjemců) a dvojitou šipku (») u zpráv zaslaných pouze mně. Tento údaj najdete v šipce, kterou filtrujeme důležitou poštu.

Tlačítko odeslat a archivovat

Nastavení doručené pošty

Podívejte se, jaké nastavení využívám pro úvodní obrazovku doručené pošty.

Nastavte si doručenou poštu podle obrázku

Nastavení Účty a importy – ovládání jiné pošty via Gmail

Nastavení motivů 

Zvolte náhodný motiv, bude se pak náhodně měnit a oživí to Vaší práci s emailem.

Nastavení Laboratoř

V laboratoři Gmailu je hodně funkcí, níže uvádím seznam funkcí, které využívám.

• Chat na druhé straně (widget)
• Gadget Google Kalendář
• Ikona nepřečtené zprávy
• Náhled fotek aplikace Picassa v poště
• Obrázky v chatu
• Připravené odpovědi (velmi usnadní práci, viz níže)
• Tlačítko označit jako přečtené

Kancelářské aplikace od Google

Google nabízí dost služeb různého zaměření, ale zde se podíváme na kancelářský balík služeb obdobný Microsoft Office. Všechny tyto služby získáte automaticky se zřízením Gmailu.

Google Kalendář

Osobně ho moc nevyužívám, protože firemně máme konkurenční Outlook (bez možnosti synchronizace), ale dost lidí ho využívá. Co jsem pochopil, tak i proto, že umožňuje sdílení událostí, což je u ostatních systémů většinou placená funkce. Navíc ho jde jednoduše používat i v Androidu.

Úkoly

Úkoly jsem chvíli používal, ale tato služba ještě čeká na vylepšení. Avšak jednoduchá aplikace propojená s Gmailem, může být pro Vás svou jednoduchostí nápomocná. Na úkoly Vám ale doporučím aplikaci třetí strany, která je výborně integrovaná do Gmailu a navíc ji lze mít i v Outlooku, v prohlížeči nebo v mobilu.

Vlevo Todoist a vedle je aplikace Gmail úkoly. Todoist je daleko napřed s funkcemi. Většina úkolů je rozmazána, jelikož ho aktivně používám 🙂

Kontakty

Tuto aplikaci oceníte nejen pokud máte telefon s operačním systémem Android. Můžete totiž kontakty ukládat v počítači přímo v Gmailu a kontakty se ihned synchronizují do telefonu. Pokud používáte Outlook pro kontakty jako já, jednou za čas doporučuji exportovat kontakty z Outlooku do souboru CSV a importovat je do Gmailu, abyste měli kontakty zálohované na svém Gmailu.

Hangouts (nástupce Google Talk)

Již máte nastavený seznam častých kontaktů v pravém sloupci. Hangouts Vám umožní chat, telefonování nebo video hovor. Pokud máte mobilní telefon s OS Android, tak Hangouts je nativní aplikace tohoto systému. Tuto aplikaci čeká velká budoucnost.

Google Disk

Velmi šikovná aplikace, součást Gmailu. Toto je sada kancelářských aplikací jako je Excel, Word a PowerPoint od Microsoftu. Podívejte se, jaká aplikace co dělá v porovnání se známějším Microsoft Office:

• Dokumenty (Google Disk) = Word (Microsoft)
• Tabulky (Google Disk) = Excel (Microsoft)
• Prezentace (Google Disk) = PowerPoint (Microsoft)

Velkou výhodou Google Disku je, že všechny soubory jsou online uložené na Vašem Google Disku. Tyto aplikace Google Disku jsou jednodušší než Microsoft Office, který toho umí sice  více, avšak většina lidí využívá stejně jen základní funkce i v aplikacích MS Office. Výhodou Google Disku je, že všechny dokumenty máte online po přihlášení z jakéhokoli PC, ať už z Vašeho notebooku, z práce, tabletu či mobilu. Google Disk umí také velmi jednoduše sdílet dokumenty (Tabulky, Dokumenty, Prezentace) a to tak, že povolíte:

• Pouze prohlížení
• Možnost přidat komentáře
• Upravit soubor

Další zajímavá funkce Google Disku je úložiště dokumentů. Můžete sem ukládat jakékoliv dokumenty až do výše 15 GB, které sdílí Gmail a Google Disk dohromady. Například si sem můžete zálohovat důležité dokumenty, o které nechcete přijít. Google Disk má šikovný nástroj na Fotky přímo v sobě, kam se ukládají fotografie z Vašeho mobilního telefonu s OS Android. Google má však ještě samostatnou aplikaci na fotografie, které také říká Fotky, ale jsou na samostatné adrese https://photos.google.com/, kde už fotografie můžete dávat do alb, sdílet, upravovat. Dříve se tento nástroj jmenoval Google Picassa.

Kapacita Gmailu, Disku a Fotek

Gmail má ve verzi zdarma 15GB místa, do toho se však započítávají všechny Vaše data spojená s Gmailem. Takže Gmail, Google Disk i Google Fotky sdílí 15GB. Toto místo si však můžete za malý poplatek Googlu rozšířit. Pokud Vám nebude 15GB stačit, můžete si za 2 USD / měsíčně navýšit místo na 100GB.

Tento přehled najdete kliknutím na odkaz  spravovat, který najdete v doručené poště vlevo dole.